Az aláírás blokkban a bejegyzővel kapcsolatos szövegrészeket dolgozzuk fel, amennyiben ilyenek egyáltalán találhatók az adott bejegyzésben (pl.: "Alexander Kocsis, Theologiae Studiosus Battonyaiensis, Patriam reversurus").

Ha egy adott bejegyzést többen is szignálnak, akkor az aláírók személyét arab sorszámok alkalmazásával különítjük el.

Előbb megadjuk a bejegyző nevének normalizált (pl.: a szakirodalomban használatos) névalakját, illetve a (szintén jobbára a szakirodalomban használatos) egyéb névváltozatokat.
 
A teljesen azonos nevű bejegyzők elkülönítésére (római számmal megadott) sorszámokat használunk, melyek a bejegyzők neve után olvashatók (pl.: "Fabricius, Georgius (II.)").

Ha a bejegyző neve ismeretlen (ami nagyon ritkán fordul elő), akkor azt "?" helyettesíti. Az ilyen ismeretlen bejegyzők elkülönítésére szintén (római számmal megadott) sorszámokat használunk.

A bejegyző neve után olvasható "sr." (idősebb), "jr." (ifjabb) rövidítések használatára a következő esetekben kerül sor:
- Ha a bejegyzők maguk is ilyen formulákat alkalmaznak önmaguk megnevezésére.
- Ha a szakirodalomban ilyen formulákat szokás alkalmazni a bejegyző megnevezésére.

A normalizált névalak után megadjuk a bejegyző nevének saját maga által leírt, esetlegesen használt névváltozatát, betűhű átírásban (gyakran ragozott alakban), a (szinte mindig a keresztnevekre vonatkozó) rövidítések jelölt feloldásával.

Titulusnak a bejegyző foglalkozására, társadalmi helyzetére utaló szövegrészek minősülnek (pl.: "Professor utriusque juris"). Amennyiben a bejegyzésben olvashatók ilyen értelmű szövegrészek, azokat betűhűen, a rövidítések jelölt feloldásával közöljük. A titulus szövegének nyelvét külön jelöljük.

Külön közöljük a bejegyző származási helyére utaló szövegrészeket. Amennyiben a bejegyzésben olvashatók ilyen értelmű szövegrészek, azokat betűhűen, a rövidítések jelölt feloldásával közöljük. A származási helyet jelző szövegrészek nyelvét külön jelöljük.

Előfordulhat, hogy egy album valamely bejegyzése szoros kapcsolatban áll az adott album valamely más bejegyzésével, bejegyzéseivel. Az egyes autográfok feldolgozása során ezért olyan linkként működő rekordszámokat is rögzítünk, melyek az adott bejegyzésből közvetlenül irányítanak át az ilyen szorosan kapcsolódó egyéb bejegyzésekhez:

- A "grata vicinitas" felirat mellett (esetlegesen) álló, linkként működő rekordszámok azon bejegyzésekhez irányítanak át, melyek valamilyen felirat (pl.: "grata vicinitas", "hae paginae jungunt amicos") segítségével összefüggésbe vannak hozva (általában a szoros barátság jelzéseként) az adott bejegyzéssel. Szintén jelöljük a "grata vicinitas"-t az olyan különálló emléklapok esetében, melyek "a-b" oldalait több bejegyző is használja.

- Az "azonos oldalon lévő egyéb bejegyzések" felirat mellett (esetlegesen) álló, linkként működő rekordszámok azon bejegyzésekhez irányítanak át, melyek az adott autográffal azonos oldalon találhatók, de mindig különböző bejegyzőktől származnak.

- A "bejegyző másik bejegyzése ugyanabban az albumban" felirat mellett (esetlegesen) álló, linkként működő rekordszámok azon bejegyzésekhez irányítanak át, melyek az adott bejegyzőtől, de ugyanabban az albumban találhatók.

Kiegészítő szövegnek a bejegyzőre vonatkozó azon szövegrészek minősülnek, melyek nem a nevét, titulusát illetve származási helyét jelölik.

Ha a bejegyzés tartalmaz ilyen szövegrészeket, akkor azokat betűhű átírásban, a rövidítések jelölt feloldásával közöljük. A kiegészítő szöveg nyelvét külön jelöljük.