Az IAA 16-18. századi emlékkönyvek hungarika jellegű bejegyzéseinek adatait tartalmazza. Hungarika jellegűnek a következő típusú bejegyzések minősülnek:

1. A magyarországi származású albumtulajdonosok emlékkönyveinek minden bejegyzése.
2. A nem magyarországi származású albumtulajdonosok emlékkönyveinek magyarországi bejegyzőktől származó inscriptiói.
3. Az ezen utóbbiakkal azonos oldalon olvasható egyéb bejegyzések.
4. A „grata vicinitas” esetei. (Azon esetek, amikor egy nem magyarországi származású albumtulajdonos emlékkönyvének valamely magyarországi bejegyzőtől származó inscriptiója valamilyen felirat - pl. a „grata vicinitas”, „hae paginae jungunt amicos” - segítségével összefüggésbe van hozva egy szomszédos oldalon található, nem magyarországi bejegyzőtől származó inscriptióval. Ilyenkor ezeket a nem magyarországi bejegyzőktől származó bejegyzéseket is feldolgozzuk.)
5. A „Magyarországon” kelt bejegyzések.
6. Minden Magyarországot, illetve magyarországiakat említő bejegyzés.

Az adatbázis folyamatosan bővül, a már feldolgozott bejegyzésekre vonatkozó adatokat visszamenőleg is pontosítjuk.

A bejegyzések fotóját (lehetőség szerint) csatoljuk. A fotók a Böngészés menüben érhetők el. Bárminemű további felhasználásuk kizárólag az emlékkönyv jelenlegi tulajdonosának, az emlékkönyvet őrző gyűjteménynek az engedélyével történhet.

A bejegyzések adatait 9 blokkban rögzítjük. Ezek a következők:

1. Dátum blokk (a bejegyzés keletkezésének időpontjával kapcsolatos adatok)
2. Keltezési hely blokk (a bejegyzés keltezési helyével kapcsolatos adatok)
3. Jelmondat blokk (a bejegyző jelmondatának rögzítése és az ezzel kapcsolatos adatok)
4. Ábra blokk (a bejegyzéshez esetlegesen tartozó ábrával kapcsolatos adatok)
5. Utólagos megjegyzések blokk (az albumtulajdonos, vagy a későbbi olvasók esetleges kiegészítő megjegyzései, az azokkal kapcsolatos adatok, a „grata vicinitas” eseteivel kapcsolatos szövegek)
6. Dedikáció blokk (az albumtulajdonossal, a neki címzett ajánlással kapcsolatos adatok)
7. Aláírás blokk (a bejegyző aláírásával kapcsolatos adatok)
8. Inscriptio blokk (az idézett, vagy a bejegyző által megfogalmazott különféle szövegrészek és az azokkal kapcsolatos adatok)
9. Bibliográfiai adatok blokk (az albummal, a bejegyzéssel, a bejegyzővel és a tulajdonossal kapcsolatos bibliográfiai adatok).

Az egyes blokkokhoz súgók tartoznak, a könnyebb tájékozódás érdekében javasoljuk ezek használatát.

A Böngészés menüpontban a feldolgozott adatok összessége megtekinthető. A bejegyzés adatait rögzítő 9 blokkhoz a képernyő bal oldalán látható linkekre (dátum, keltezési hely, jelmondat stb.) kattintva lehet eljutni. A linkek melletti jelölőnégyzet választásával jelölhetjük ki a lekérdezni kívánt blokkokat.

A Keresés menüpont választása nyújt lehetőséget az IAA anyagában történő egyszerű és összetett keresések elvégzésére. Ezzel kapcsolatosan ld. a Keresés menüpont súgóját.

Az adatbázishoz tartozó mutatók:

1. Személynévmutató
2. Helynévmutató
3. Technikai rövidítésjegyzék (az átírási jelek jegyzéke)
4. Bibliai könyvek rövidítésjegyzéke
5. Szakirodalmi rövidítésjegyzék
6. Lelőhelyjegyzék

Javasoljuk, hogy amennyiben valamely általunk is feldolgozott bejegyzés kapcsán adatbázisunkra hivatkozni kívánnak, akkor ehhez (a DOI szám vagy az internetcím megadása mellett) az adott bejegyzés rekordazonosítóját használják (pl.: IAA, 123). Technikai, vagy egyéb problémák esetén kérjük Felhasználóinkat, vegyék fel velünk a kapcsolatot. Természetesen örömmel vennénk a bejegyzések feldolgozását illető észrevételeiket, kiegészítéseiket.

A Főoldalon támogatóink között felsoroljuk azokat a gyűjteményeket és magánszemélyeket is, akiktől ingyen kaptuk meg a feldolgozott emlékkönyvek digitalizált másolatát, s akik lemondtak az adatbázisban történő publikálásért nekik járó jogdíjról.